İnanılmaz paralar harcanıp sıfırdan kurulan bir ERP sisteminin önünde duruyoruz. Pırıl pırıl ekranlar, raporlar, otomasyonlar… Ama hemen yanı başında, sevkiyat sorumlusu 30 yıllık Mustafa Usta, elindeki yağlı kâğıda tükenmez kalemle not almaya devam ediyor. Yöneticiye soruyorum: "Mustafa Bey kullanmıyor mu sistemi?" Cevap tanıdık: "O alışmış bir kere, yazılımı ona göre değiştirelim dedik ama olmadı." İşte aile şirketinde dijital dönüşüme direnç nasıl aşılır sorusunun cevabının tam olarak bu sahne olduğunu Kobimedya olarak yıllardır görüyoruz. Mesele yazılım değil, hatta mesele teknoloji hiç değil. Mesele, o yağlı kâğıdı bıraktıramamak.
Dijitalleşme yolculuğunda size en büyük çelmeği rakipler, bütçe eksikliği ya da piyasa koşulları takmaz. En büyük çelmeği, sizinle beraber sabah akşam çalışan, işi kökünden bilen ama değişime dudak büken kendi ekibiniz takar. Hele ki işletme bir aile şirketiyse, işin içine duygusal bağlar, hiyerarşideki kan bağları ve "30 yıldır böyle yapıyoruz" cümlesinin ağırlığı girdiğinde işler daha da sarpa sarar. Tecrübemizle şunu rahatlıkla söyleyebiliriz: yazılımı satın almak işin kabaca küçük bir kısmıysa, ekibi o yazılımın etrafında kenetlemek asıl yükün, işin geri kalan büyük kısmının ta kendisidir. Ekibi yanınıza almadan attığınız her dijital adım, beton zemine tohum ekmeye benzer.
Direncin gerçek sebebi: korku değil, alışkanlığın verdiği hız
İşletmeler sıklıkla direncin altında yatan sebebi "yaşlı çalışanların teknolojiden korkması" olarak yorumluyor. Bu büyük ölçüde yanlış bir teşhis. Ön saflarda yıllardır edindiğimiz gözlem şu: Kimse işini kaybetmekten ya da bir butona basmaktan korkmuyor. Asıl korku, ustası olduğu alandaki hızını ve kontrolünü kaybetmek. O çalışan, eski usulde bir işi otuz saniyede çıkarıyordur. Yeni sisteme geçince, sistemi anlamak için belki ilk etapta üç dakika harcayacak. İşte o iki buçuk dakikalık kayıp, o çalışanın gözünde kabul edilemez bir beceriksizlik göstergesidir. Hele ki yanında stajyer ya da yeni işe alınmış genç bir personel varsa, "usta"nın sistem karşısında acemi konumuna düşmesi, onarılamaz bir ego yarası açar.
Kobimedya olarak kurumsal firmalara dijital dönüşüm danışmanlığı verirken en sık duyduğumuz cümle "Bu iş böyle daha hızlı oluyor"dur. Doğrudur da. Anlık olarak gerçekten daha hızlıdır. Ancak işletmenin bütününe baktığınızda, o hızın maliyeti çok ağırdır. Çünkü o not alınan yağlı kâğıt, akşam veri tabanına işlenmez. Ertesi gün unutulur. Raporlamaya girmez. Müşteriye dönüş yapılmaz. Stoktan düşülmez. İşte o "hızlı" anlık çözüm, firmanın toplam verimliliğini yavaş yavaş kemirir. Dönüşümü yönetirken çalışana "sen yavaşsın" demek yerine, "eski yöntemin anlık olarak iyi, ama birlikte bunun toplam resme zararını nasıl kapatabiliriz" diyebilmek gerekir.
Patron-çalışan kuşak farkının yarattığı görünmez duvar
Aile şirketlerinin belki de en kritik meselesi, birden fazla kuşağın aynı anda yönetimde olmasıdır. Bir tarafta işletmeyi sıfırdan kuran, müşterinin yüzüne bakarak iş yapmaya alışmış birinci kuşak; diğer tarafta yurt dışında eğitim almış, dijital pazarlama ve veri analitiği konuşan ikinci ya da üçüncü kuşak. Ancak burada asıl çatışma, patron koltuğundakiler arasında değil, bu iki kuşağın çalışanlarla kurduğu bağda çıkıyor. Usta, ustabaşı, müdür konumundaki uzun yıllık personel, kendini doğal olarak birinci kuşaktan görüyor. Dijitalleşme hamlesini yapan genç patronu ise "daha dünkü çocuk" olarak kodluyor.
Bu noktada devreye giren şey patronluk otoritesi değil, duygusal aidiyettir. Eski personel, kendisini ailenin bir ferdi olarak görür. Siz yeni bir yazılımı dayattığınızda, bunu sadece bir iş süreci değişikliği olarak yaşamaz. Bunu, kendi varlığına ve iş yapış biçimine bir saldırı olarak algılar. "Demek ki benim yıllardır yaptığım şey değersizmiş" duygusu ağır basar. Yeni gelen yazılım, o kişinin gözünde kendisini işten atacak düşman değil, yaptığı işi anlamsızlaştıran bir rakiptir. Bu psikoloji çözülmeden atılan imzalar, alınan pahalı abonelikler boşa gider. Siz yazılıma para ödersiniz, o çalışan da yazılımı sabote ederek size ekstradan iş çıkarır.
Ekibi düşman değil çözüm ortağı yapmak
Peki Kobimedya olarak biz ne yapıyoruz? Projeye başlarken en tecrübeli, en eski toprağı karşımıza alıp "Bu işe nereden başlasak daha rahat edersin?" diye soruyoruz. Bu çok sihirli bir cümledir. Çünkü siz o kişiyi sürecin bir denek faresi değil, bir danışmanı haline getiriyorsunuz. O güne kadar kimsenin sormadığı bir soruyu soruyorsunuz: Onun rahatı. Hele ki aile şirketi dijital dönüşüme direnç nasıl aşılır konusunda en ufuk açıcı strateji budur. Süreç boyunca "Burayı senin iş akışına göre şöyle düzenlesek olur mu?" diyerek giderseniz, o kişi yazılımı sahiplenir. Artık o yazılım patronun zoruyla kullanılan bir şey değil, Mustafa Usta'nın kendi konforuna göre şekillendirdiği bir alettir.
Burada patronlara düşen belki de en zor görev, egoyu yönetmek. Uzun yılların verdiği refleksle "Ben dedim, olacak" demek çok kolay. Ama bu cümle, dijital dönüşümü daha başlamadan bitirir. Çünkü dijitalleşme emirle değil, gönüllülükle olur. Çalışan, sistemin ekranını açmadığı sürece siz asla verimliliği ölçemezsiniz. Bizim sahada sık sık şahit olduğumuz bir senaryo vardır: Patron toplantı salonunda "Artık herkes CRM'e girecek" diye bağırır, çalışanlar başını sallar. Aradan bir ay geçer, veriler hâlâ eksiktir. Sebebi sorulduğunda "İnternet yavaştı, sistem dondu, yetiştiremedim, sonra girerim" bahaneleri sıralanır. Oysa çalışan bir kez bile olsa sistemin kendisine sağladığı faydayı deneyimlemiş olsa, internetin hızı umurunda olmayacaktır.
Küçük zaferlerle başlayan stratejinin bilimi
Büyük patlama yapmak, her şeyi bir anda değiştirmek, "pazartesi itibarıyla her şey dijital" demek, başarısızlığın garantili reçetesidir. Dönüşümü bir seferberlik gibi değil, bir sızma harekatı gibi düşünmek zorundasınız. İlk hedefiniz tüm süreçleri dijitalleştirmek olmamalı. İlk hedefiniz, ekibin en çok zorlandığı, en küçük ama en can sıkıcı işi bulup orayı düzeltmek. Mesela manuel olarak irsaliye kesmekten bıkmış bir ekibiniz varsa, önce oraya ufak bir modül ekleyin. O modülü mükemmel çalıştırın. Ekip "Vay be, bu gerçekten kolaymış" dediği an, siz o savaşı kazandınız demektir. Artık onların kafasındaki "dijital=zulüm" denklemi kırılmıştır.
Bu küçük zaferler stratejisi, özellikle aile şirketlerinde inanılmaz işe yarar. Çünkü aile şirketlerinde bilgi ve güven kulaktan kulağa yayılır. Çay ocağında ustabaşı diğerine "Ya bu yeni şey var, fena değilmiş, şu ıslak imza işini kaldırdı" derse, ertesi gün direnç gösteren üç kişi daha merak edip o modülü kurcalamaya başlar. Burada patrona düşen, o ilk küçük zaferi büyük bir coşkuyla kutlamak ama asla "Gördün mü bak, ben demiştim" dememek. Bilakis, "Senin sayende oldu, sen olmasan biz burayı beceremezdik" diyerek o zaferi ekibe mal etmek. Egonun değil, ekibin beslendiği bir başlangıç, sürdürülebilir dönüşümün temelidir.
Kobimedya Vizyonu
Sektörde 20. Yılımız
Eski usulü tamamen silmeme stratejisiyle güveni kazanmak
Ya şu çok sık yapılan ölümcül hatadan da bahsetmek istiyoruz: Eski yöntemi toptan çöpe atmak. Dijital ajanslardan ya da yazılım firmalarından çıkan gözü dönmüş proje yöneticileri, verimsizlikle savaşmak adına geçmişin tüm izlerini silmeye çalışır. Defter kalkacak, kâğıt kalkacak, masaüstündeki post-it'ler tarih olacak. Bu yaklaşım, özellikle aile şirketlerinde krize davetiye çıkarır. Çünkü o defter, o post-it, o çalışan için bir çalışma arkadaşı, bir güvenlik battaniyesidir. Siz ansızın o battaniyeyi çekip alırsanız, o kişi panikler ve yeni sistemi tamamen reddeder.
Kobimedya olarak bizim süreç yönetimimizde "paralel koşu" diye bir dönem vardır. Şunu net söyleriz: "Tamam, yeni sistemi kullanmaya başlıyoruz. Ama eski defterin de bir süre daha yanında dursun. İçin rahat etmezse oraya da not al. Yeter ki yeni sistemi bir dene." İşte bu özgürlük alanı, çalışandaki stresi sıfırlar. İlk başlarda deftere de yazar, sisteme de girer. Ama zamanla emek verip sisteme girdiği verinin raporlamada ne kadar işe yaradığını, patronun toplantıda "Bu ayki verilere göre şuraya yüklenelim" derken aslında kendi girdiği verileri kullandığını fark eder. İşte o an, defter sessiz sedasız çekmeceye kalkar. Kimse zorla almadığı için gönül kırıklığı da yaşanmaz.
Dijital dönüşümü bir kuşak kavgası olmaktan çıkarmak
Ne zaman ki bir aile şirketinde "Babamın kafası basmıyor bu işlere" ya da "Bizim oğlan çok uçuyor, bu masraflar boşuna" cümleleri havada uçuşmaya başlar, bilin ki o dönüşüm orada çakılır. Dijitalleşme, bir zekâ ya da vizyon meselesi değil, bir yatırım ve süreç meselesidir. Bunu bir kuşak çatışmasına çevirdiğiniz an, ekip de doğal olarak saf tutar. Genç nesil radikal değişim ister, yaşlı nesil statükoyu korumak ister. Ekip ise ortada kalır ve genelde "Aman ikisinin arasına girmeyelim, biz eski usule devam" der.
Bu sıkışıklığı açmanın yolu, teknolojiyi bir tehdit unsuru olmaktan çıkarıp, herkesin ortak derdine çare olan bir aracıya dönüştürmekten geçer. Örneğin tahsilat sıkıntısı yaşayan bir firmada, kimse yeni yazılımın ekran tasarımını umursamaz. Ama siz derseniz ki, "Bu sistemle vadesi geçen çekleri ve riskleri artık kimse manuel takip etmeyecek, herkes anında görecek, nakit akışımız rahatlayacak," işte o zaman hem baba hem oğul hem de muhasebe müdürü aynı noktada buluşur. Yani direnci kırmak için odağımızı "teknoloji"den "ortak acı"ya çevirmek zorundayız.
Benimsemeyi ölçmenin ince yolu: kontrol değil, rehberlik
Yeni sistem kuruldu, bir ay geçti. Şimdi ne yapacağız? Patron koltuğundan kalkıp "Kim girmiş kim girmemiş raporunu dökün buraya" derseniz, emin olun sadece sisteme giriş sayıları yüksek çıkar. Çalışanlar sabah sisteme girer, boş boş ekrana bakar, sonra eski usulle işini yapmaya devam eder. Dijital benimseme, giriş sayısıyla değil, işin içindeki veri bütünlüğüyle ölçülür. Sevkiyattaki personel artık çıktı almak için bile olsa sistemi kullanıyor mu? Yoksa hâlâ telefonda depoyu arayıp stok soruyor mu? İşte bu soruların cevabı size gerçek benimsemeyi verir.
Bu ölçümü yaparken pozisyonunuz müfettiş değil, koç olmalı. Kobimedya'nın projelerinde önerdiği yöntem, birebir masa başı ziyaretleridir. Oturup on dakika adamın yanında çalışmasını izlersiniz. Takıldığı yerde müdahale edersiniz. "Abi şu ekran çok yavaş açılıyor" der, bakarsınız gerçekten sunucu kaynaklı bir sorun vardır, çözersiniz. O adamın gözünde siz artık tepeden bakan bir teknoloji zorbası değil, derdini çözen bir güç olursunuz. Bu güven ilişkisi, tüm yönetim kitaplarında yazan "değişim liderliği"nden daha değerlidir. İşte tam da bu yüzden, aile şirketi dijital dönüşüme direnç nasıl aşılır diye soran herkese verdiğimiz ilk tavsiye, konfor alanınızı terk edip operasyonun tam ortasına dönmenizdir. Ekibin yanında olmak, karşısında olmaktan her zaman daha fazla sonuç verir.
Son söz olarak, dijital dönüşüm bir teknoloji projesi değildir. En azından başlangıçta değil. Dijital dönüşüm bir insan projesidir. Panik butonu gibi ne zaman bunalırsanız, ne zaman "bu ekip bu yazılımı asla kullanmaz" diye düşünürseniz, durup şunu hatırlayın: Ekip yazılımı kullanmıyor değil, ekip sizi ve onlara sunduğunuz anlamı satın almıyor. Onlara anlamı, faydayı ve saygıyı hissettirdiğiniz an, yazılımı da, yeniliği de, büyümeyi de kucaklayacaklardır. Kobimedya olarak yıllardır altını çizdiğimiz gerçek şu: İyi bir dijital altyapı sizi rekabette bir adım öne çıkarır. Ancak o altyapıyı benimsemiş, inanmış ve sahiplenmiş bir ekip, sizi bambaşka bir lige taşır. Yatırımınızı sadece yazılım lisansına değil, o yazılımı yaşatacak kültüre yapın.
Web Sitesi: kobimedya.com
